Napi feladatterv

2011. december

„Ez a nap is jól kezdődik!” – mondogatjuk, amikor összesűrűsödnek a dolgok. De mit is tegyünk, hogy a telephelyről vagy az irodából távozóban elmondhassuk: ez a nap jól végződött? Hasznosan töltöttük el, nem voltak üresjáratok, fölösleges idegeskedés, kapkodás. Elégedettek vagyunk, mert amit elterveztünk, azt el is végeztük. Néhány hasznos tanács azoknak, akik úgy gondolják, hogy a sikeres nap a jó tervezéssel indul. 1. Feladatok tervezése

Milyen feladatokat kell ma elvégeznünk?
Milyen fontossági sorrendet állítsunk föl?

Melyik feladat a legfontosabb?

Cégünk, szervezetünk arculatának építését szolgálja, tehát:

nagyban befolyásolja a cég teljesítményét, egyúttal saját előmenetelemet is,
jelentősen hozzájárul legfontosabb céljaim eléréséhez,
elhanyagolása átlagon felüli problémákkal, bosszúsággal jár,
várható, hogy döntően befolyásolja más teendőimet is,
igényes, összetett feladat,
nem delegálható (nem átruházható, más nem tudja elvégezni).

Ügyfelekkel, kérelemmel kapcsolatos.

Fontos a főnökömnek.

Egy kollégámnak fontos.

Valóban szükséges elvégezni a feladatot?

Nem, tehát lehet törölni vagy hátrébb sorolni.
Igen. Ilyenkor gondoljuk végig, mi történik, ha nem végezzük el adott időn belül.

Feltétlenül nekem kell elvégezni?

Igen – nincs menekvés, el kell végezni.
Nem, tehát delegálható (átruházható) a feladat!

Kinek adjam át?

közvetlen beosztottamnak,
a legalkalmasabb munkatársnak,
a cég „ifjú reménységének”,
annak, aki éppen ráér,
gyakornoknak, tanulónak,
döntéshozó vagy döntés-előkészítő személynek.

Milyen határidővel delegálható a feladat?

2. Feladatok előkészítése

Rangsoroljuk a napi feladatokat fontosságuk szerint. Melyik a leglényegesebb napi teendő?
Mérjük fel a feladatok időigényét:
Valóban elvégezhető minden feladat egy nap alatt?
Melyik tennivaló időigényét tudom ésszerűen lerövidíteni minőségromlás nélkül?
Ma milyen időszakokban vagyok foglalt (üzleti megbeszélések)?
Melyik napszakban tudok a leginkább hatékonyan és zavartalanul dolgozni?

3. Kivitelezés

Mit vár az ügyfél?

minőség
gyors ügyintézés

Milyen információkra van szükségem a feladat elvégzéséhez?
Melyik részleg, csoport érintett az ügyben? Szükséges-e bevonni vagy értesíteni őket?
Adott esetben ki tud besegíteni?
Mekkora a döntési, mérlegelési szabadságom? Ezeket milyen mértékben tudom kihasználni a feladat (vagy pedig az ügyfél) érdekében?
Írásbeli feladatvégzés esetén:
Megfelelő színvonalú-e tartalmilag és formailag is?
Nyelvileg helyes, érthető és egyértelmű?
Kinek kell nyomtatott vagy elektronikus példányt küldeni?

4. Napi mérleg

Sikerült elvégeznem a legfontosabb feladataimat? Milyen fő célhoz jutottam ma közelebb?
Milyen jó és rossz tapasztalatokra tettem szert?
Milyen zavaró tényezők voltak ma elkerülhetetlenek és melyek lettek volna elkerülhetőek? Hogyan tudom máskor kiküszöbölni őket?
Mely információk vagy tapasztalatok lennének hasznosak kollégáim, beosztottaim, főnökeim számára is?
Maradt-e megoldatlan feladat és miért?
Mi volt a mai nap meghatározó tanulsága?
Milyen haszon, tapasztalat szűrhető le a mai nap eredményeiből?
Mikor kellett volna nemet mondanom?
Ki hatott rám pozitívan, és kit tudtam én motiválni?
Egy tízes skálán miként értékelem a napot?

Záró gondolatként álljon itt a legendás kínai filozófus, a két és félezer éve élt Konfúciusz mondása: „Aki ismeri a célt, dönteni tud. Aki dönt, nyugalmat lel. Aki nyugodt, biztos magában. Aki magabiztos, el tud gondolkodni. Aki pedig gondolkodik, az javítani tud a dolgokon.” n