4+1 Google-trükk kisvállalkozóknak

A magyar vállalkozások többsége már használja a Google szolgáltatásait: hirdetnek az AdWords-ben, igyekeznek minél jobb helyezést elérni a keresőben, mérik a weboldaluk forgalmát a Google Analyticsel. Azok az eszközök azonban még kevésbé ismertek, amelyek a hatékony munkát teszik lehetővé, vagy épp a munka megszervezését egyszerűsítik. Ezért most bemutatunk 4+1 tippet kisvállalkozásoknak, amit bárki azonnal elkezdhet használni.

1. Teljes céges levelezés Gmaillel
A Gmail képes kiszolgálni az összes céges alkalmazott levelezését. Ehhez egy Google Apps fiókot érdemes regisztrálni, amely lehetővé teszi, hogy a Google online szolgáltatásai mind elérhetőek legyenek a céges webcím alatt, saját logóval díszített felületen. Ehhez egy központi adminisztrációs felület is jár, ahol egy kattintással lehet új e-mail fiókot létrehozni. A megfelelő beállítások után ezek a Gmail fiókok az alkalmazottak céges e-mail címét kezelik (pl. Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse. ).

2. Megbeszélések könnyebb szervezése
A Google Calendar szolgáltatás nagy előnye, hogy könnyen lehet vele megbeszéléseket szervezni. Az ember létrehoz a naptárba egy eseményt, majd az e-mail címek megadásával meghívhat erre másokat is. Az érintettek erről levelet kapnak, amiben egy linkre kattintva jelezhetik, hogy ráérnek-e abban az időpontban, vagy nem. Így egyszerűen megoldható a szervezés. Ha egy cég a Google Apps csomag keretén belül használja a Google Calendart arra is lehetősége van, hogy un. erőforrásokat hozzon létre (pl. projektor, tárgyaló), és egy-egy eseményhez a munkatársak ezeket is lefoglalhatják. A program ilyenkor jelzi, hogy az adott időpontban szabad-e az erőforrás.

3. Felmérés készítése
A Google Docs egy online dokumentumszerkesztő szolgáltatás, de nem csak az Excelhez hasonló táblázatokat lehet vele létrehozni, hanem felméréseket is. Gyorsan összeállíthatunk kérdőíveket különböző feleletválasztós, vagy szöveges kérdés típusokból. A kérdőív tartalma az alapján is változhat, hogy egy adott kérdésre mit válaszol a kitöltő. A kész kérdőívet elküldhetjük e-mailben, vagy a weboldalunkba is beágyazhatjuk. Így percek alatt elkészülhet az új felmérés, amit egyszerű eljuttatni az ügyfelekhez.

4. Fájlmegosztás
A Google Docs segítségével bármilyen fájlt meg lehet osztani a kollégákkal. A módszer ugyanolyan gyors és egyszerű, mintha e-mailben küldenénk át valamit, de megvan az az előnye, hogy a megosztott fájlokat később is könnyen megtalálhatjuk és rendszerezhetjük a Google Docs weboldalán. Ez a szolgáltatás egy online dokumentum tárnak felel meg, ahol az összes közös céges fájl megtalálható és könnyen hozzáférhető.

+1. Az egész egy csomagban
A Google az Apps csomagba minden olyan szolgáltatást belezsúfolt, amire egy kisvállalkozásnak szüksége lehet a hatékony munkavégzéshez. Ez tulajdonképpen egy teljes értékű, Microsoft Office-al kompatibilis, online irodai programcsomag. A különlegessége az, hogy nem csak a Google, hanem más cégek is készíthetnek hozzá alkalmazásokat. A magyar SimplyPad például egy olyan irányítópulttal egészítette ki, amely egy lapon mutatja meg a felhasználónak a friss leveleit, a naptárát, a tennivalók listáját és a dokumentumokat is.