Egy sikeres hazai középvállalkozó nagy üzlet megkötésére készül. Szerencsés, mert saját irodájában lesz a tárgyalás, ezért mindent előkészít: a fontos iratokat, számokat, kávét. Azonban nem mindegy, miként ülteti le a vendégeket, milyen rangsort állít fel csupán az ültetési renddel. A legfontosabb ültetési szabályokat ábrán mutatjuk meg. A tárgyalóasztal mellett ugyanis kellemetlen helyzethez vezethet, ha az egyik szék alacsonyabb, mint a másik, ha a felek túl közel vagy túl távol helyezkednek el egymástól, vagy ha egyiküknek háttal kell ülnie az ajtónak. Ha a tárgyalóasztalon nincs hamutartó, az egyértelműen jelzi, hogy nem illik dohányozni. Tárgyalóasztalon tilos alkoholt elhelyezni. Téves felfogás az, hogy szendvicstálakkal kell kidekorálni az asztalt, hiszen teli szájjal nem lehet beszélni. Az sem jó módszer, ha külön asztalon szolgálnák fel a frissítőket, hiszen megbeszélés közben nincs lehetőség arra, hogy valaki otthagyja a tárgyalóasztalt. Ha mégis, akkor negligálná az elhangzottakat.

EGY VENDÉG, SZEMBEN

Külön protokoll vonatkozik arra a helyzetre, ha a saját irodánkban egyetlen vendég (V) jön tárgyalni. Ha a házigazda (H) egy vendéget fogad, és az irodai ülőgarnitúrán foglalnak helyet, egymással szemben kell leülniük. Ez a megoldás egyébként azt jelzi, hogy egyenrangú tárgyalófelek ülnek le egymással. Az íróasztal végébe ugyanis inkább a beosztottakat, alacsonyabb rangúakat szokta ültetni a főnöki pozíció birtokosa.

TÖBB VENDÉG, MINDIG BALRA

Több vendég esetén értelemszerűen változik az ülésrend: a házigazda (H1) az egyik fotelben helyezkedjen el, a vendégek pedig tőle balra indulva a fő vendéggel (V1) kezdve. Tehát az érkező tárgyalócsoport vezetője rögtön balra ül, mellé ül a következő (V2). A többiek beosztás és pozíció szerint következnek mindig balra. Képünkön a sort a házigazda munkatársa vagy helyettese (H2) zárja, aki a második vendég baljára ül.

KÉTOLDALÚ TÁRGYALÁS

Kétoldalú tárgyalásnál válasszunk hosszúkás asztalt, amelynek hosszabbik oldalán helyezkednek el a felek. A házigazdát (H1) és a fővendéget (V1) mindenképpen ültessük egymással szembe. Itt mindkét főtárgyaló jobbkeze (H2 és V2) tényleg jobbra ül, a harmadik legmagasabb beosztott pedig balra (H3 és V3). Utóbbi helyét elfoglalhatja a tolmács is.

?PREZIDENCIÁLIS? ÜLTETÉS

A ?prezidenciális?, vagyis elnöki ültetés jó megoldás főnök és beosztottak, vagy egy rangidős személy és több alacsonyabb rangú résztvevő esetén. A téglalap alakú asztal egyik rövidebb végén üljön a tárgyalást vezető elnök vagy házigazda (H1), kicsit hasonlóan a családfői helyhez az ebédlőasztalnál. E tárgyalási formánál is a ?balra tartás? szabálya érvényesül.

NAGY LÉTSZÁM, KÖR ALAK

Nagy létszámú tárgyalásnál a kör vagy ovális alakú asztalt javasoljuk. Egyenrangú partnerek esetében is ez a jó megoldás, mivel az elhelyezkedés révén nincsen fő hely, amely a magasabb rangúnak jár. Itt is figyelni kell arra, hogy a házigazda (H1) és a fővendég (V1) mindig egymással szembe kerüljön. A két fél munkatársai pedig egymást váltva ülnek le az asztalhoz.