Az ideális asszisztens

Írta: Haszon
Teljesíthetetlen kérés nem létezik, sok a munka, kevés az elismerés, mégis lojális munkatárs: a jó asszisztens a vezet? munkájának nélkülözhetetlen segít?je.

Fogadja a bejöv? hívásokat, napirendet kezel, sz?ri a megkereséseket, összefoglalót készít, üzleti leveleket ír, a bel- és külföldi partnerrel id?pontot egyeztet. A személyi asszisztens sokkal több, mint titkárn?. Amikor el?ször lett asszisztensem, azt tapasztaltam, hogy háromszorosára n?tt a munkaid?m. Nem kellett ugyanis olyan szervezési feladatokkal foglalkoznom, amit az új munkatárs sokkal gyorsabban megcsinált - mondja Bojár Gábor, a Graphisoft informatikai vállalat társalapító elnökének a munkájában nélkülözhetetlen segít?jér?l.


Gyakorlatban kell tanulni

SZEGLETI BEÁTA, A PROFIPOWER személyzeti tanácsadó ügyvezet?i asszisztense a diploma megszerzése után az ipari fejlesztésekkel és beruházásokkal - közte autópálya-építéssel - foglalkozó Vegyépszer Zrt.-nél, az egyik fels? vezet? asszisztenseként kezdett el dolgozni. Szinte mindent meg kellett tanulnom, a f?iskolán ugyanis erre a munkakörre nem képezik az embert. A precizitás, a számítástechnikai ismeretek, a gyors gépelés az alap, ehhez jött a munkatársak megismerése, mindenkivel a megfelel? hangnem és távolság megtalálása, a diplomáciai érzék, a váratlan helyzetek kezelése, emlékeztet?k írása, a vezet? napirendjének nyilvántartása, a beérkez? megkeresésekre való gyors mérlegelés és reagálás - sorolja a feladatokat Beáta. Jó volt látni, tapasztalni, a f?nökömnek szüksége van olyasvalakire, aki kezeli a szétszórtságát, és segíti az optimális id?beosztást. Remek iskola volt ez az id?szak. A világ vezet? divatlapjának hírhedt vezet?jér?l szóló hollywoodi filmben (Az ördög Pradát visel) jóval brutálisabb a felállás: a fiatal Andreát még nevén sem hajlandó szólítani zsarnok f?nök asszonya, viszont elvárja hogy már az els? naptól tökéletesen m?ködjön.

Az els? benyomás dönt

BEÁTÁT 2004-BEN EGY FEJVADÁSZ cég kihalászta. Mai f?nöke, Jankovich Ilona, az éppen akkor alakuló ProfiPower ügyvezet?je gyorsan döntött. Egy személyi asszisztens kiválasztásánál nagyon fontos az els? benyomás. Ha az pozitív, akkor jöhet a többi elvárásmegvizsgálása. Szeretem az okos, saját véleménnyel és ötletekkel rendelkez? kollégákat, akik konstruktív kritikával szemlélik terveimet, és nyíltan elmondják akár ellenvéleményüket is. Sokat jelent, ha az asszisztens társa tud lenni a vezet?nek. Lényeges emellett a hasonló értékrend, munkafelfogás, az etikus magatartás.

Irodavezetés, betanítás

BEÁTA MUNKÁJA SOKRÉT?. A vezet? munkájának segítése mellett vezeti az irodát, betanítja az új kollégákat, rendezvényeket szervez, a médiával tartja a kapcsolatot, céges el?adásokat készít el?, háttéranyagot gy?jt egy-egy tárgyaláshoz. A Hollandiában nevelkedett Jankovich Ilona szerint egy asszisztensnek rugalmasnak kell lennie, alkalmazkodnia kell a vezet? munkarendjéhez, ami néha túlórázást jelent. Ilona üzleti útjai alatt mindig elérhet?nek kell lennem, hogy a járat késése vagy programváltozás esetén értesíteni tudjam a partnereket, teszi hozzá a személyi asszisztens.

Gazdálkodik az id?vel

BOJÁR GÁBOR A SZEMÉLYI asszisztensnek nem kevesebbet, mint kulcsszerepet tulajdonít a vezet? id?gazdálkodásában. ? szervezi meg a napomat. Ha egy fontos üzleti partnert szeretnék elérni telefonon, akkor sokszor négyszer-ötször kell próbálkozni. Nagyon sok id?t megtakaríthatok, ha ezt az asszisztens végzi, és nekem csak bekapcsolja a szobámba, ha elérte ?t. Szintén nélkülözhetetlen az asszisztens, ha meetinget, üzleti találkozót kell megszervezni, és több szerepl?vel kell id?pontot egyeztetni.

Elviseli a rigolyákat

MAGYARORSZÁG sztárvállalkozója szerint a jó asszisztens empatikus, tudja, mire kell emlékeztetni f?nökét, mit fog biztosan elfelejteni. Képes az üzleti partnerek, a kollégák megkereséseit rangsorolni. Tudja, mi az a hír, hívás, amit akkor is továbbítani kell, ha éppen egy fontos tárgyaláson ül. Alapvet? fontosságúnak érzi a személyes szimpátiát és a bizalmat, ugyanis az asszisztensen minden információ átmegy. Ugyancsak fontos tényez?, hogy el tudjon viselni engem. Hisztis alkat vagyok. Gyorsan elkezdek kiabálni, amit kés?bb megbánok, és bocsánatot kérek. Olyan típusú asszisztenssel szeretek együtt dolgozni, aki ezt el tudja viselni, és jól kezeli, mondja. A Graphisoft elnöke szintén fontosnak tartja a rendelkezésre állást. Bármikor szükségem lehet a segítségére, ezért el kell tudnom ?t érni akár hét végén is. Elképzelhet?, hogy csak egy percre, de az elérhet?ség fontos.

Napi t?zoltás

SZEGLETI BEÁTA UGYAN NEM TUDJA egy hétre el?re f?nök asszonya minden programpontját, de az adott pillanatban, amikor a kollégák vagy üzleti partnerek keresik, mindig meg tudja mondani, mikor lehet zavarni és mikor nem. Beátának ismernie kell Ilona ügyfeleit, kivel milyen viszonyban van, és a megkereséseket, telefonhívásokat ennek megfelel?en kezelni. A munka egyik legkellemetlenebb része a hirtelen jött problémák megoldása. Nem m?ködnek a telefonvonalak, és azonnal kell vonal, nincs internet, pedig anélkül áll az üzlet. Beáta egyik legnagyobb próbatételének azt tartja, amikor egyszer egy nap alatt kellett megírnia egy tendert úgy, hogy f?nökn?je nem volt az irodában, csak telefonon tudtak kommunikálni. Az említett, Az ördög Pradát visel cím? filmben a feladat még ennél is nagyobb. A f?nök asszony ikergyerekei számára a még meg sem jelent Harry Potter könyv kéziratát követeli. Andrea ezt a feladatot is sikeresen megoldja.

Lényeges a stresszt?rés

BEÁTA ETT?L FÜGGETLENÜL szereti munkáját, mert megtapasztalhatta, hogy a vezet? munkájának segítése mellett milyen céget felépíteni, irodát m?ködtetni. Jankovich Ilona szerint a munka betöltéséhez a munkatapasztalat és a stresszt?r? képesség is lényeges, de a legfontosabb szempont neki is az, hogy személyi asszisztense társa tudjon lenni a munkában, és minden problémát meg tudjanak beszélni.

Tökéletes nyelvtudás kell

BOJÁR GÁBOR SZEMÉLYI asszisztensének jobban kell tudni nála angolul. Míg nekem megengedett néhány nyelvi hibát véteni, neki kifogástalanul kell kommunikálnia. Emellett meg kell tudni írnia a nevemben egy válaszlevelet két kulcsszó alapján, képesnek kell lennie egy hosszabb anyagról néhány mondatos összefoglalót készíteni vagy szóban beszámolni a lényegr?l. Sokszor ugyanis nincs id?m öt-hat oldalas leveleket, jelentéseket alaposan végigolvasni. Kisebb cégeknél a személyi asszisztensi és az irodavezet?i munkakör össze mosódik, nagyobbaknál, száz f? felettieknél különválik. Nálunk a sze-mélyi asszisztens kizárólag a vezet?vel foglalkozik, nem szervezi az iroda munkáját, és nincs önálló döntési kompetenciája sem - fogalmaz az elnök.

Szereplési vágy nélkül

BOJÁR GÁBOR SZERINT egy asszisztens általában akkor érzi sikeresnek munkáját, ha kitalálta a f?nök gondolatát. Asszisztense szereti a szürke eminenciás szerepét, és maga helyett inkább a f?nökét nyilatkoztatja. A Graphisoft elnöke megért?: Ez a munkakör ellentétben is áll a szereplési vággyal.

Francia vezet? mellett

SZALKAI ESZTER, A FRANCIA tulajdonú Groupama Zrt. vezérigazgatójának asszisztenseként egy külföldi vezet?vel dolgozik együtt. A gazdasági mérnök végzettség? hölgy az interneten találta meg a biztosító álláshirdetését, majd többlépcs?s, kétnyelv? kiválasztási folyamat után került a céghez. Ahhoz, hogy hatékonyan vehessek részt a mindennapi munkában, ismernem kell a cég tevékenységét, m?ködését is. Ezért jelentett segítséget, hogy belépésem után részt vehettem egy biztosítási alapképzésben-mondja. Mindennap találkozom kihívásokkal, érdekes feladatokkal, így azt mondanám, minden napot meg kell oldani. Ügyességet és hatékony szervezést kíván az asszisztensi pozíció, hiszen szerteágazó információkat és feladatokat kell összegy?jteni, feldolgozni, elosztani, valamint a munkafolyamatokat logikusan koordinálni. Egyidej?leg kell mindenre figyelni, az egész cégnek az ember fejében kell lennie, magyarázza Szalkai Eszter.

Ne csak bólogasson

AZT VÁROM AZ ASSZISZTENSEMT?L, hogy bármelyik dokumentumról legyen szó, amely a kezén keresztülmegy, ne csak a helyesírással foglalkozzon, hanem olvassa, értse meg, és mondjon véleményt. Próbálja megérteni, és kérdezzen, ha valamit nem ért. Képes legyen összeállítani például egy prezentációt. Ez feltételezi azt, hogy képzett legyen, és folyamatosan tanuljon. Így egyre hatékonyabb lesz a munkájában, és az az id?, amit a képzésébe fektettem, gyorsan megtérül. Fontos még, hogy kontrollpontként m?ködjön, ha hibákat követek el - mondja François Maresquier, a Groupama vezérigazgatója. Mit?l több egy asszisztensi pozíció egy titkárn?inél? François Maresquier szerint fontos, hogy ne csak olyan funkció legyen, amely reagál a küls? eseményekre - telefonhívásokra, vezérigazgatói kérésekre -, hanem legyenek munkaköri leírásában konkrét és felel?s feladatok is. A Groupamánál például a két vezérigazgatói asszisztens felel?s a digitális okmánytár vezetéséért, gy?jti a sajtófigyeléseket, valamint különböz? marketingfeladatokat lát el.

Eligazítani a külföldit

TERMÉSZETESEN A JÓ ASSZISZTENS munkájának alapvet? komponense, hogy az egész vállalat ismeretén felül f?nöke személyiségét is jól ismerje. Ha a vezet? külföldi  például François Maresquier, az asszisztens olyan feladatokkal is szembesülhet, amelyek egy magyar f?nök esetében néha fölöslegesek lennének. Még akkor is, ha a külföldi beszél magyarul. Például: Miért van Budapesten három különböz? parkolási kártyarendszer? Mi az, hogy öröklakás? Tartózkodási engedély kell-e kisbabáknak is? Vajon mit akart ez a kedves véd?n?, aki jelentkezett, és mindenképpen találkozni akar a gyermekkel? Nyelvi problémák és a magyar életmód sajátosságaiból eredend? nehézségek esetében nemcsak az várható el, hogy az asszisztens megoldja a feladatokat, hanem az is, hogy segítse vezet?jét.

Pszichológia is kell

SZALKAI ESZTER ÚGY VÉLI, tanulási kedv, felel?sség, ügyesség a feladatok organizációjában, türelem, némi pszichológia, jellemeznek egy asszisztenst, és éppen ezért olyan érdekes és széles kör? ez a munka, amelyben az ember sohasem unatkozik.

Alapos kiválasztás

HA VEZÉRIGAZGATÓ MELLÉ keres asszisz tenst egy cég, nagyon alapos kiválasztási folyamaton mennek keresztül a jelöltek. Ennél a munkánál dönt? az etikusság, az információk bizalmas kezelése, ugyanis az asszisztensen minden információ keresztülmegy. Személyes beszélgetésen kívül gyakori a pszichológiai és egyéb, a precizitást, az etikusságot vizsgáló teszt. Az álláshirdetés megjelentetése mellett gyakran a direkt megkeresés módszerét is be kell vetnie a fejvadászoknak, tehát az állásra nem jelentkez?, de alkalmasnak tartott asszisztenseket is fel kell hívni.

Tolmács szint? nyelvtudás

A VEZÉRIGAZGATÓI ASSZISZTENSI pozícióhoz jellemz?en fels?fokú végzettséget kérnek a cégek és legalább 3-5 év munkatapasztalatot  mondja Marosi Péter, a Gradus személyzeti tanácsadó ügyvezet? igazgatója. Külföldi tulajdonú cégnél szinte tolmácsszinten kell beszélni a cég hivatalos nyelvét  és még legtöbbször az angolt , s?t magyar vállalatoknál is egyre gyakrabban megkövetelik a magas szint? nyelvtudást, hiszen gyakori, hogy a vezet?k nem vagy csak gyengén beszélnek idegen nyelven.

Férfiak nem

ELSÖPR? TÖBBSÉGGEL N?K töltik be ezt a pozíciót. férfiak inkább a személyi titkár pozíciómegjelölésnél pályáznak, de ez más tartalmú munkakör. A személyi titkár valamilyen szakirányú végzettséggel rendelkezik, és szakmai kérdésekbe is beleszól. Egy m?szaki cég vezérigazgatója mellett például mérnök diplomások segítik a szakmai döntések el?készítését, magyarázza Marosi Péter.

Jegyrendelés élesben

A SZEMÉLYI ASSZISZTENSI munkában fontos még a számítástechnikai eszközök megbízható használata, a gyors gépelés, a kellemes személyiség, a jó megjelenés, a szervez?készség. Utóbbit állásinterjún szerepjátékokkal is mérhetik. El?fordult már, hogy az esélyes jelöltnek élesben kellett repül?jegyet rendelnie.

Lehetséges karrierutak

HA VALAKI ELJUT VEZÉRIGAZGATÓI asszisztensi szintre, tartósan megmarad ebben a pozícióban vagy valamilyen szakmai területre igazol, és alul ról, asszisztensi pozícióból kezdve lépeget felfelé. Vannak olyan vezet?k, akik új céghez kerülve viszik magukkal asszisztensüket, mert szükségük van egy biztos pontra az új környezetben. Ismerek olyan egykori vezérigazgatói asszisztenst, aki üzletköt?nek ment, másfél év múlva területi vezet?vé vált, majd egy másik cégnél kereskedelmi igazgatói posztra váltott- említ példát Marosi Péter. Ha a vezet? jó viszonyban van az aszszisztenssel, nem nehéz a cégen belül más állásba kerülni. Az asszisztens ráadásul ismeri az egész céget, átlátja a m?ködést, a vezet? pedig ismeri a képességeit. Így a váltás is könnyebb, a cégnek kisebb kockázat az alkalmazás. Az ördög Pradát visel cím?, valóságos élményeken alapuló film f?szerepl?je is megtalálja a helyét az üzleti világban, az els? lépés a legnehezebb: kikerülni a szeszélyes, de igen hatékony f?nök asszony fogságából.




Árfolyamok

EUR: 307.98CHF: 282.73USD: 275.38
 

Karácsony Zoltán: Karrier tippek

Hogyan keres új munkaerőt a Mercedes?

„Kecskemét most is jó hely, azonban a várossal azon dolgozunk, hogy még élhetőbb legyen. Ha vannak jó munkahelyek, minőségi óvodák, iskolák, szórakozási lehetőségek, akkor nehezebben csábítható el magasabb fizetési ígérettel a...
Tovább >>
Károly világa

A francia elnökválasztás igazi tétje

Luxusgonddal küzdenek a franciák, legalábbis innen nézve. Az EU második legnépesebb nemzete szereti az életet, szereti a jóléti államot és forradalmi múltja ellenére utálja a változásokat. ...
Tovább >>